Neuvěřitelný případ

aneb: Potřebujeme stále někam stoupat?

Mezi častá zadání našich klientů patří: Pomožte nám se změnou, Naučte naše lidi být proaktivní, Veďte u nás projekt pro zvýšení výkonu, Proškolte naše manažery na change management, a tak dále, a tak podobně.

Jeden klient mě ovšem při specifikaci zadání hodně překvapil.

Jeho zadání znělo: Potřebuji od vás, abyste dohlédli na to, že lidé v naší firmě přestanou stále rozjíždět něco nového a měnit vše, na co sáhnou.

Požádal jsem ho, aby mi tohle zadání trochu dovysvětlil.

Doplnil tedy: No, prostě si vás najmu do firmy jako konzultanty. Až se rozkoukáte, sami si zvolíte formu, jak budete pracovat. Ode mne budete mít plnou podporu. Chci, abyste naučili moje lidi, že dokud nebudou sami rozumět tomu, co právě mají za úkol, a dokud aktuální a dříve už stokrát vymyšlené, definované, zapsané a odsouhlasené postupy, standardy a úkoly nebudou sami precizně plnit, mají zcela zakázáno vymýšlet cokoli nového. Žádné inovace, žádné restarty, žádné „projektíky“, prostě nic! Jen klidná práce na tom, co nám funguje. Teda, dodal smutně, fungovalo by to, pokud by to všichni dělali.

A pokračoval: Víte, já jsem se roky zaměřoval při výběru lidí do firmy na kreativce, lidi s nápady, samostatné. Dnes vidím, že mám firmu plnou rozjížděčů a už jsme došli do fáze, že jsme sami sebe úplně zahltili sebou samými. Každý je členem mnoha projektových týmů, inovujeme prakticky všechno, nikdo ale neví, která z předchozích verzí je aktuálně platná. Každý tady srší nápady, jak by měla fungovat sousední oddělení, jak urychlit proces, který ale drží někdo úplně jiný. Když přijde nováček, vůbec se nevyzná v tom, co se tu vlastně děje. Přitom třeba právě adaptační proces jsme za poslední tři roky třikrát vylepšovali!

A jeho popis situace zakočil takto: Úplně mě dorazilo, když jsem začal obcházet porady našich oddělení a týmů – kdybyste viděl, kolik změn ve stávajících postupech se dohodne na každé poradě! Zápisy z porad jsou plné slov: změníme, zavedeme, připravíme. Nikdo ale sakra neřeší, proč nefunguje to stávající, to minulé! Poslední kapkou pro mne bylo, když na poradě našich Key Account Managerů vymysleli pánové novou reportní tabulku, „aby měli lepší přehled“! Přitom už teď máme tabulek tolik a na tolika místech, že snad neexistuje ani jeden pracovník, který by znal všechny. Natož aby je používal. S tímhle potřebuji pomoci!

Znělo to opravdu jako volání S.O.S. Jak já mu rozuměl :-). Nedalo se to odmítnout. Šli jsme do toho.

Dnes, už po pár týdnech, se situace začíná pozvolna měnit. Jak jsme to udělali? Začali jsme mluvit s klíčovými lidmi. Když nám popisovali, na čem právě makají, kladli jsme jim stále dokola otázku „Proč?“. Pomalu jsme je zklidnili. Zpomalili. Začínají si zvykat, že nemusí stále mluvit jen o tom, co nově zavádějí. Jedním z výsledků je to, že si lidé u tohoto našeho klienta začínají víc všímat sami sebe navzájem. Víc se ptají a dávají si zpětnou vazbu, snaží se porozumět si, namísto předchozího věčného úkolování se navzájem.

Teď jsme společně s nimi začali „uklízet“, tedy vyjasňovat si, podle jakých pravidel a procesů vlastně fungují. Zrušili jsme spoustu nástrojů. Těch, co nic nepřinášely. Minimalizujeme. Každý se vrací k podstatě své práce, své pozici a přestává být ve stresu z věčného nestíhání.

Zavedli jsme „princip čtyř očí a dvou dnů“ při definování každého nového úkolu (že tenhle princip v takovém kontextu neznáte? Rád vám ho vysvětlím, v případě zájmu mi napište).

Všichni se víc usmívají, objevují kouzlo systematické standardizované práce. Jenom v tomhle týdnu jsem slyšel nejméně stokrát slovo „aha“. Aha, ono to jde i jinak :-). Snížil se počet meetingů, zkrátila se doba jejich trvání.

A ředitel mi včera řekl: Něco vám povím, ale nikomu to neříkejte. Já mám v kanceláři na stole kartičky s naším logem a vždy s jedním heslem, podle kterého se jako firma řídíme.

Já vím, skočil jsem mu do řeči, všiml jsem si jich.

No, pokračoval, a představte si, já jsem z toho balíčku dvě karty vyndal a vyhodil. Na jedné bylo napsáno Změna je život a na druhé Co se nemění, to zaniká.

Usmál jsem se a navrhl mu, ať je zase vyndá z odpadkového koše a dá si je do zásuvky. Třeba se ještě jednou budou hodit :-)

Roman Fiala